Kemikalieinspektionens tillsynsbesök: fyra brister som återkommer
Tillsynen följer ett mönster och tittar på samma saker gång på gång. Känner du mönstret åtgärdar du bristerna innan besöket.
Tillsynen letar efter samma saker varje gång
Kemikalieinspektionen gör tillsyn mot företag som tillverkar, för in eller säljer kemiska produkter och varor. Besöken följer ett mönster. Inspektören går sällan på djupet i allt, utan kontrollerar ett antal punkter som ofta visar om ett bolag har ordning eller inte.
Fyra brister återkommer. Känner du dem kan du åtgärda dem i lugn och ro i stället för under ett besök.
Brist ett: märkningen stämmer inte med klassificeringen
Inspektören jämför etiketten på en produkt med den klassificering bolaget själv gjort. Vanliga fel är piktogram som saknas eller står kvar i onödan, skyddsangivelser som är för många eller fel utvalda, och saknad information om den som släpper ut produkten.
Bristen är lätt att konstatera. Antingen stämmer etiketten med underlaget eller inte. Den kräver ingen tolkning och den går snabbt att hitta.
Brist två: anmälan till produktregistret saknas
Den som tillverkar eller för in kemiska produkter till Sverige över en viss mängd per år ska anmäla verksamheten och produkterna till Kemikalieinspektionens produktregister, och hålla uppgifterna aktuella.
Bristen uppstår när nya produkter inte anmäls, när produkter som utgått inte tas bort, eller när mängduppgifterna inte uppdateras. Ett register som inte speglar dagens sortiment är en av de enklaste sakerna för tillsynen att hitta.
Brist tre: ämnen med begränsningar utan bevakning
Vissa ämnen får bara användas under vissa villkor eller inte alls. Reglerna finns i REACH bilaga XVII och i andra regelverk. Ämnen på kandidatförteckningen medför skyldigheter att informera vidare i leverantörskedjan.
Bristen är att bolaget inte vet vilka av de reglerade ämnena som finns i det egna sortimentet, eftersom ingen håller receptet mot listorna när de uppdateras.
Brist fyra: säkerhetsdatablad som är inaktuella eller saknas
För farliga produkter som säljs yrkesmässigt ska ett säkerhetsdatablad följa med. Bladet ska vara på svenska och det ska hållas uppdaterat när ny kunskap tillkommer eller när klassificeringen ändras.
Bristen är oftast blad som är flera år gamla, blad som inte speglar den nuvarande klassificeringen, eller blad som saknas för produkter bolaget glömt att de säljer yrkesmässigt.
Ett typfall
Ta ett bolag som fått besked om ett tillsynsbesök om tre veckor. Bolaget gör en snabb egen genomgång och hittar fyra oanmälda produkter, två säkerhetsdatablad som är fem år gamla och ett ämne på kandidatförteckningen som ingen visste fanns i receptet.
Bolaget hinner rätta det mesta före besöket. Inspektören noterar ändå att rutinerna inte fångar de här sakerna löpande. Det som räddade bolaget var förvarningen, inte ett system som fungerar.
Exemplet är sammansatt. Poängen är att samma genomgång gjord varje kvartal hade tömt listan innan den blev ett problem.
Varför just de här fyra
De fyra punkterna har en sak gemensamt. De går att kontrollera utan att inspektören behöver lita på vad bolaget säger.
Etiketten går att jämföra med underlaget på plats. Produktregistret går att slå upp. Ingredienslistorna går att hålla mot begränsningslistorna. Säkerhetsdatabladen går att läsa direkt. En inspektör som har ont om tid börjar med det som ger svar snabbt.
Det betyder också att du kan göra exakt samma kontroll själv, med samma verktyg, när som helst. Inget av det kräver att du gissar hur inspektören tänker.
Vad bristerna kostar
En konstaterad brist leder normalt till ett krav på rättelse inom en viss tid. Följs det inte kan det trappas upp till ett föreläggande, ofta förenat med vite. Allvarliga fall kan leda till åtalsanmälan.
Till det kommer den interna kostnaden. En rättelse under tidspress efter ett besök drar mer resurser än samma arbete gjort i förväg. Varje månad utan genomgång är en månad då listan blir längre.
Det som gör det svårt att hålla ordning över tid
Ingen av de fyra punkterna är svår att förstå. Det svåra är att hålla alla fyra aktuella samtidigt, år efter år, medan sortimentet ändras och personer byts.
De flesta bolag gör en stor genomgång efter ett besök och släpper sedan taget. Två år senare ser det ut som förut, för ingen håller kvar rutinen när minnet av besöket bleknat.
Gör en egen minigranskning den här veckan
Ta fem produkter ur sortimentet. Kontrollera för varje: att etiketten stämmer med klassificeringsunderlaget, att produkten är anmäld till produktregistret med rätt mängd, att inget ingående ämne står på en begränsnings- eller kandidatlista utan att ni vet om det, och att säkerhetsdatabladet är på svenska och speglar dagens klassificering.
Skriv ned varje avvikelse. Multiplicera antalet avvikelser med tjugofyra för att ana hur det ser ut i hela sortimentet.
Är summan större än noll har du hittat det tillsynen skulle ha hittat, fast utan tidspress och utan protokoll.
Exemplen i artikeln är anonymiserade typfall. Läs mer om hur exemplen hanteras.