En halvtidstjänst räcker sällan för regulatory. Räkna på ditt behov
Regelbevakning, dokumentation och myndighetskontakt tar mer tid än de flesta budgeterar. Räkneexemplet hjälper dig se ditt riktiga behov.
Varför tjänstgraden nästan alltid sätts för lågt
När ett bolag bestämmer sig för att anställa någon för regulatory utgår beslutet ofta från vad budgeten tål, inte från vad arbetet kräver. Resultatet blir en halvtidstjänst eller en roll som läggs ovanpå ett annat jobb.
Problemet är att regulatory-arbete består av många små återkommande uppgifter plus några stora oförutsägbara. De små fyller en halvtid på egen hand. De stora kommer utöver.
Nedan är ett räkneexempel som visar hur du kan uppskatta ditt eget behov. Siffrorna är påhittade. Byt ut dem mot dina egna.
Räkneexempel: det löpande arbetet
Säg att du har 120 produkter på marknaden. Säg att varje produkt i snitt kräver två timmars regulatoriskt underhåll per år: kontroll av märkning, uppdatering av dokument, avstämning mot ändrade regler. Det blir 240 timmar.
Säg att du har 15 registrerade eller anmälda ämnen och att varje kräver fyra timmar per år för bevakning och avstämning. Det blir 60 timmar.
Säg att regelbevakningen i stort, alltså att läsa och tolka nya beslut från myndigheter, tar fyra timmar i månaden. Det blir 48 timmar.
Säg att myndighetskontakter, frågor från kunder och interna frågor tar tre timmar i veckan. Det blir omkring 140 timmar.
Summan så här långt är cirka 490 timmar. En heltid i Sverige är runt 1 800 timmar per år. Det löpande arbetet är alltså redan mer än en fjärdedels tjänst, innan något stort har hänt.
Räkneexempel: de stora insatserna
Säg att du vartannat år tar fram en ny registrering eller ett nytt produktgodkännande. Ett sådant projekt kan kräva 300 timmar, fördelat över arton månader. Utslaget per år är det 150 till 200 timmar.
Säg att du en gång om året har ett tillsynsärende eller ett kravbrev att hantera. Säg 80 timmar.
Nu är summan uppe i runt 750 timmar per år i snitt, med stora svängningar mellan åren.
Vad siffran betyder
750 timmar är mer än en halvtid men mindre än en heltid. Problemet är svängningen. Ett år kan kräva 500 timmar, nästa 1 000.
En halvtidstjänst klarar det lugna året och kollapsar det tunga. När det tunga året kommer prioriteras det stora projektet, och det löpande underhållet får vänta. Då byggs en skuld upp som märks först vid nästa tillsyn.
Att sätta tjänstgraden efter det lugna året är den vanligaste felkällan. Sätt den efter snittet och ha en plan för topparna.
Ett typfall
Ta ett bolag som anställde en person på halvtid för regulatory. De första två åren fungerade det. Sortimentet var stabilt och inga stora ansökningar behövde göras.
År tre skulle två produktgodkännanden förnyas samtidigt som en ny lagstiftning krävde att hela sortimentets märkning sågs över. Halvtidstjänsten räckte till förnyelserna. Översynen av märkningen sköts upp. Vid nästa tillsyn var det just den eftersläpningen som inspektören hittade.
Exemplet är sammansatt. Mönstret är att deltiden dimensionerades efter ett lugnt år och att skulden byggdes upp tyst under ett tungt.
Vad skulden kostar när den förfaller
En uppskjuten översyn av märkningen syns inte i resultatet första året. Den syns när en kund gör en kontroll, när en konkurrent skickar ett brev eller när en inspektör kommer på besök.
Då ska arbetet som skulle ha gjorts under flera lugna månader i stället göras på några veckor under press. Det kräver ofta inhyrd hjälp till akutpris, och det drar uppmärksamhet från allt annat. Kostnaden för att ta igen en skuld är alltid högre än kostnaden för att inte bygga den.
Räkna därför inte bemanningen mot ett normalår. Räkna den mot vad det kostar dig den dag skulden förfaller.
Det som gör bemanningsfrågan svår
En person på halvtid som ständigt ligger efter slutar ofta, och då börjar allt om. En person på heltid kan bli underbelagd det lugna året, vilket är svårt att försvara i budgeten.
Den verkliga utmaningen är att täcka en ojämn arbetsmängd med en jämn bemanning. Det kräver antingen en grundbemanning plus en avtalad extern resurs för topparna, eller en tydlig plan för vad som får vänta när det stormar. Att lösa det med en ensam deltidsperson och hoppas att inget stort inträffar är den lösning som oftast havererar, för ingen håller emot när skulden växer.
Exemplen i artikeln är anonymiserade typfall. Läs mer om hur exemplen hanteras.