Regulatory-ansvarig säger upp sig. De första trettio dagarna avgör
När personen som håller ihop lagefterlevnaden slutar tappar företaget både minne och kontroll. Det du gör den första månaden bestämmer hur djupt hålet blir.
Vad som försvinner med personen
När den som ansvarar för lagefterlevnaden slutar tar hen med sig mer än en arbetsbeskrivning. Hen tar med sig vetskapen om vilka frågor som är öppna, vilka myndighetskontakter som pågår och var underlagen ligger.
Mycket av det finns aldrig nedskrivet. Det bor i huvudet på en person och i en inkorg som stängs den sista anställningsdagen. Ett bolag med en ensam regulatory-funktion är särskilt utsatt, eftersom det inte finns någon andra person som delar bilden.
De första trettio dagarna
Vecka ett: säkra tillgången
Se till att inkorgen, de delade mapparna och alla konton hos myndigheter och portaler är åtkomliga för någon annan innan sista dagen. Gå igenom kalendern för de kommande sex månaderna och skriv ned varje datum som rör en deadline, en förnyelse eller ett möte.
Vecka två: fånga det öppna
Sätt dig med personen och gå igenom varje pågående ärende. Vad väntar på svar från en myndighet. Vad väntar på underlag från en leverantör. Vilken produkt har en fråga som inte är stängd. Skriv ned det som en lista med nästa steg och ansvarig, även om ansvarig tills vidare är du.
Vecka tre: identifiera det som brådskar
Av listan, markera det som har ett datum inom tre månader eller det som stoppar en försäljning om det inte hanteras. Det är den kortlista som inte får tappas medan rekryteringen pågår.
Vecka fyra: bestäm bemanningen
Avgör hur perioden fram till en ersättare är på plats ska täckas. Det kan vara en inhyrd resurs, ett avgränsat uppdrag till någon utifrån eller en intern omfördelning. Det viktiga är att kortlistan har en ägare varje vecka, inte att lösningen är permanent.
Ett typfall
Ta ett bolag där en person skött all regelefterlevnad i tolv år. Personen säger upp sig och har tre månaders uppsägningstid. Bolaget tänker att tre månader räcker för att hitta en ersättare och lämna över.
Rekryteringen tar fem månader. Ersättaren behöver ett halvår för att förstå sortimentet. Under tiden missas en förnyelse av ett produktgodkännande med några veckor, eftersom datumet bara fanns i den gamla personens huvud. Produkten får inte säljas tills godkännandet är på plats igen.
Exemplet är sammansatt. Det som återkommer är att överlämningen planerades efter uppsägningstiden och inte efter hur lång tid kunskap faktiskt tar att flytta.
Vad det kostar att inte göra det här
En missad förnyelse kan innebära att ett godkännande löper ut och att en produkt inte får säljas. En obesvarad myndighetsbegäran kan trappas upp till ett föreläggande. En tappad tråd med en leverantör kan försena ett underlag med månader.
Varje sådan händelse kostar både pengar och förtroende. Och de inträffar oftare just under en vakans, eftersom ingen håller ihop bilden.
Ju längre funktionen står tom utan en tydlig täckning, desto längre blir listan över saker som halkat efter och desto dyrare blir det att komma ikapp.
Varför en checklista inte räcker
Många bolag tror att en pärm med rutiner löser problemet. Den hjälper, men den fångar bara det som någon redan skrivit ned.
Det som inte står i pärmen är omdömet. Vilken myndighetskontakt som är känslig just nu. Vilken kund som brukar klaga och varför. Vilken produkt som har en historia som gör en till synes enkel fråga svår. Den kunskapen flyttar bara genom samtal, och samtalen måste hända medan personen fortfarande är kvar.
Boka därför överlämningen som återkommande möten under hela uppsägningstiden, inte som ett långt möte sista veckan.
Det som gör återhämtningen svår
En ny person behöver ofta ett halvår för att förstå ett sortiments hela regulatoriska bild. Under den tiden byggs ingen ny kunskap upp, den återskapas bara.
Det svåra är att hålla riktningen under övergången, när ingen känner alla detaljer och det är frestande att skjuta på det som inte skriker. Att klara det på egen hand, utan någon som har gjort samma resa förut, är tungt.
Gör det här nu, oavsett om någon slutat
Skriv ned vad som skulle hända om din regulatory-ansvariga sa upp sig i morgon. Lista de tre viktigaste sakerna bara den personen vet. Lista de konton och inkorgar ingen annan kommer åt.
Be sedan personen skriva en halv sida om de öppna ärenden hen bär just nu. Spara den och be om en ny var tredje månad.
Om övningen känns obehaglig är funktionen för sårbar redan i dag. Då är det billigare att bygga en andra kontaktyta nu än att göra det mitt i en uppsägning.
Exemplen i artikeln är anonymiserade typfall. Läs mer om hur exemplen hanteras.