Egen biociddossier eller köpt hjälp: räkna på båda innan du bestämmer
Att bygga dossiern internt ser billigare ut på pappret. Räkneexemplet nedan visar var de dolda kostnaderna sitter.
Frågan alla ställer och svaret som är svårare än det ser ut
En biociddossier kan byggas internt eller köpas som tjänst. Internt ser billigare ut, eftersom timmarna redan är betalda som lön. Den jämförelsen missar var kostnaderna faktiskt sitter.
Nedan är ett räkneexempel. Siffrorna är påhittade för att visa metoden. Byt ut dem mot dina egna innan du drar en slutsats.
Räkneexempel: den interna vägen
Säg att en person på kvalitetsavdelningen ska driva dossiern vid sidan av sitt vanliga jobb. Säg att arbetet kräver 400 timmar över ett och ett halvt år. Säg att personens timkostnad för arbetsgivaren är 600 kronor.
Den synliga kostnaden blir 400 gånger 600, alltså 240 000 kronor. Så långt ser det billigt ut.
Lägg nu till det som inte syns i den siffran. De 400 timmarna tas från något annat, så en del av det ordinarie arbetet blir inte gjort. Säg att halva tiden är sådant som annars hade skapat värde, till exempel leverantörsgranskning eller sortimentsarbete. Det är 200 timmar förlorad nytta.
Lägg till inlärningstiden. En person som gör sin första dossier arbetar långsammare och behöver stämma av med någon utanför bolaget. Säg 80 extra timmar och 60 000 kronor i extern rådgivning på lösa frågor.
Lägg till risken för omtag. Om ansökan inte klarar valideringen första gången skjuts allt fram med flera månader. Säg 25 procents sannolikhet för ett omtag som kostar 100 timmar till.
Räkneexempel: den köpta vägen
Säg att en konsult tar 450 000 kronor för att ta fram dossiern, med ett fast pris och ett avtalat ansvar för att den klarar valideringen.
Din interna tid blir då cirka 60 timmar för att lämna information, granska utkast och fatta beslut. Det är 36 000 kronor och ingen inlärningskurva.
Risken för omtag ligger nu hos konsulten, inte hos dig, om avtalet är skrivet så.
Jämför på rätt sätt
Den interna vägen i exemplet: 240 000 i synlig lön, plus förlorad nytta av 200 timmar, plus 60 000 i lös rådgivning, plus ett förväntat omtag på 25 procent av 60 000. Summan beror på hur du värderar de förlorade timmarna, men den är klart högre än de 240 000 som syns först.
Den köpta vägen i exemplet: 450 000 plus 36 000, alltså 486 000, med lägre risk och utan att belasta den egna driften.
Poängen är inte att köpt alltid vinner. Poängen är att jämförelsen 240 000 mot 486 000 är fel jämförelse. Den rätta jämförelsen räknar med förlorad nytta, inlärning och risk.
Det som exemplet inte fångar
Räkneexemplet tittar på en dossier. Verkligheten är att du sällan gör bara en. Ett sortiment med flera biocidprodukter innebär flera ansökningar över åren, plus förnyelser av dem som redan är godkända.
Om du bygger internt behöver du därför tänka på om kompetensen finns kvar till nästa gång. Om du köper varje gång betalar du för att någon annan lär sig ditt sortiment om och om igen. Ingen av vägarna är gratis, och valet beror på hur ofta du kommer att stå inför frågan.
Räkneexempel: vad ett halvår extra kostar
Lägg till en tidsdimension. Säg att den interna vägen i snitt tar sex månader längre än den köpta, eftersom arbetet konkurrerar med annat och ingen håller tempot.
Säg att produkten omsätter 200 000 kronor i månaden och att ett halvårs försening betyder ett halvårs glapp i försäljningen om övergångsreglerna tar slut under tiden. Det är 1,2 miljoner kronor i utebliven intäkt.
Den siffran är påhittad och din egen kan se helt annorlunda ut. Poängen är att förseningsrisken ofta är den största posten av alla, och att den sällan finns med när man jämför ett konsultpris mot en lönekostnad.
Det som avgör i praktiken
Om du gör en dossier vart femte år lär sig organisationen aldrig hantverket. Kunskapen hinner läcka ut mellan gångerna, för personen som gjorde den förra har ofta bytt roll.
Det svåra med den interna vägen är inte den första dossiern. Det svåra är att hålla kvar kompetensen och disciplinen mellan ansökningarna, när ingen efterfrågar den. Den som väljer att bygga internt behöver en plan för hur kunskapen hålls vid liv, annars står bolaget lika oförberett nästa gång.
Exemplen i artikeln är anonymiserade typfall. Läs mer om hur exemplen hanteras.