Ansvarig person enligt kosmetikaförordningen: ansvaret din organisation ofta bär utan att veta om det
Rollen ansvarig person är personlig och juridisk, inte en formsak. Ofta ligger den på ett bolag som aldrig har bemannat den på riktigt.
Rollen är utpekad i lag
Varje kosmetisk produkt på EU-marknaden måste ha en ansvarig person. Kravet står i artikel 4 i kosmetikaförordningen 1223/2009. Den ansvariga personen ska vara en fysisk eller juridisk person som är etablerad i EU.
Den ansvariga personen svarar för att produkten uppfyller förordningen. Det gäller säkerhetsbedömningen, produktinformationsdokumentet, anmälan i kommissionens portal, märkningen, påståendena och skyldigheten att agera när något är fel.
Det här är inte en administrativ funktion. Det är den part som en myndighet vänder sig till och den part som bär ansvaret om produkten inte håller.
Vem rollen hamnar på
För en tillverkare inom EU är tillverkaren ansvarig person, om inget annat avtalats skriftligt. För en produkt som importeras från ett land utanför EU är importören ansvarig person för den produkt som släpps ut.
En distributör kan bli ansvarig person utan att ha tänkt sig det. Det händer när distributören släpper ut en produkt under eget namn eller eget varumärke, eller ändrar en produkt på ett sätt som kan påverka hur den uppfyller kraven. Att sätta en egen etikett på en importerad produkt kan räcka.
Många bolag som säljer kosmetik under eget varumärke är alltså ansvarig person för hela sortimentet utan att ha byggt en funktion för det.
Vad det betyder att bära rollen obemannad
Om ingen internt äger ansvaret betyder det inte att ansvaret försvinner. Det betyder att uppgifterna inte blir gjorda eller blir gjorda av någon som inte har mandat eller överblick.
Säkerhetsrapporter blir inte uppdaterade när recept ändras. Anmälningar i portalen släpar efter lanseringar. Produktinformationsdokument ligger utspridda. Ingen bevakar när en ingrediens hamnar under nya begränsningar i förordningens bilagor.
Allt fungerar ändå, ända tills en produkt granskas eller en konsument anmäler en reaktion. Då blir det tydligt att rollen fanns hela tiden men att ingen skötte den.
Ett typfall
Ta ett bolag med åtta anställda som säljer parfym och doftprodukter under eget märke, tillverkade av en leverantör i ett annat EU-land. Bolaget står som ansvarig person på etiketten men uppfattar leverantören som den som har koll.
En konsument rapporterar en allergisk reaktion till en kommun. Kommunen begär säkerhetsrapport, produktinformationsdokument och uppgift om anmälan för produkten. Bolaget inser att leverantören bara delat en del av underlaget, att två nya varianter aldrig anmälts, och att ingen internt kan svara på frågorna. Kvalitetsansvarig får släppa allt annat i två veckor för att reda ut det.
Exemplet är sammansatt. Det som återkommer är att ansvaret låg hos bolaget hela tiden, men att ingen hade tid eller mandat att bära det förrän det blev akut.
Vad det kostar när det blir synligt
En ansvarig person som inte kan visa upp säkerhetsbedömning och produktinformationsdokument riskerar försäljningsförbud för de berörda produkterna. Bristande anmälan är enkel för myndigheten att konstatera.
Om en produkt bedöms utgöra en risk ska den ansvariga personen vidta rättelse, dra tillbaka eller återkalla produkten och underrätta myndigheter. Att göra det utan en funktion på plats är kaotiskt och dyrt.
Varje månad utan någon som äger rollen är en månad då listan över eftersläpande uppgifter växer.
Det som gör det svårt att lösa internt
Att utse en ansvarig person på pappret tar fem minuter. Att bemanna rollen på riktigt kräver någon som kan förordningen, som har tid att bevaka bilagorna och som har mandat att stoppa en lansering som inte är klar.
Den kombinationen är ovanlig i ett mindre bolag. Ofta faller uppgiften på en kvalitetsansvarig som redan har fullt upp, och då blir den nedprioriterad tills något smäller. De flesta försök att bygga funktionen vid sidan av en befintlig tjänst rinner ut i sanden.
Gör det här testet den här veckan
Skriv ned namnet på den person i din organisation som är ansvarig person i praktiken. Inte den som står i ett avtal, utan den som faktiskt skulle svara myndigheten i morgon.
Fråga den personen tre saker. Var ligger säkerhetsrapporten för vår mest sålda produkt. När anmäldes den senaste lanseringen i portalen. Vilken ingrediens i sortimentet bevakar vi just nu mot nya begränsningar.
Om du inte kan skriva ned ett namn, eller om personen inte kan svara på frågorna, är rollen obemannad. Då vet du att ansvaret ligger på bolaget utan att någon bär det.
Exemplen i artikeln är anonymiserade typfall. Läs mer om hur exemplen hanteras.